運用部TNです。

日々の仕事に追われ、何から手を付けたら良いのか途方に暮れてしまう…そんな経験が、誰しも一度はあるのではないでしょうか？
複数のプロジェクトが同時進行していたり、予期せぬタスクが舞い込んできたりすると、頭の中がパンクしそうになって…
しかし、そうした状況だからこそ、タスク管理が重要になります。

「タスク」とは、自分がやるべき業務。
いわばセルフマネジメントであり、自分の担当業務を効率よくこなせるかどうかがプロジェクトの進行に大きく影響していきます。
優先順位をつけ、計画的に実行していくセルフマネジメントの能力は、現代のビジネスパーソンにとって不可欠なスキルと言えるでしょう。

そして、タスク管理は単に自分の業務を効率化するだけでなく、周囲との連携を円滑にするという側面も持ち合わせています。
自分のタスクの進捗状況を共有することで、チーム全体の状況把握が容易になり、協力体制を築きやすくなります。

タスク管理は個人の生産性向上だけでなく、チーム全体の効率化、そして最終的な目標達成に不可欠な要素と言えるでしょう。

タスクを管理する上でのポイント

まずは自分が抱えているタスクを可視化しましょう。
まずはやるべき作業に漏れがないか、そして今何をすべきか、次に何をすべきかという優先順位を把握し効率的に作業を進められる状態を構築しましょう。
頭の中では曖昧だったタスクも、書き出すことで明確になり、具体的に何をすればよいのか判断しやすくなります。

ここまで準備ができれば、その作業の規模や必要な期間が見えてきます。
その上でスケジュールを組み、不測の事態に備えてリカバリープランを準備するようにしましょう。
難易度の高いプロジェクトほど、事前の準備とリカバリープランの重要性は増します。
逆に、これらの準備を怠ると、小さな問題が雪だるま式に大きくなり、プロジェクトの進行に深刻な悪影響を及ぼす可能性があります。

タスク管理の継続と改善

スケジュールは一度立てたら終わりではありません。
残念ながらプロジェクトの進行には予期せぬ事態が起こるもの。
定期的にタスクの進捗状況を確認し、必要に応じてスケジュールの見直しやタスクの再調整を行いましょう。

また、成功体験を積み重ねることも重要です。
大きなタスクを小さく切り分け、成功と達成感を得る事でモチベーションを維持、タスク継続へと繋げていきます。

タスク管理は周囲との適切なコミュニケーションも必要不可欠。
問題が発生した場合は、早急にチームで共有しプロジェクトへの悪影響を最小限に抑えましょう。

そして適度なリフレッシュも忘れてはいけません。
頭の中が混乱していたり、集中力が低下している状態では良い結果を得る事は出来ません。
ただ闇雲に頑張ればよいというものでは無いのです。

タスク管理を実践することで、日々の業務はよりスムーズに、そして目標達成はより確実に近づきます。
慣れていない間はタスク管理の準備を億劫に思う事もあるかもしれません。
しかし、タスク管理を効率よく取り入れて行けるようになれば、今よりも大きな結果へと繋がっていくでしょう。

まずは小さな一歩から、タスク管理をマスターしていきましょう。

文：運用部TN